Cuando nos planteamos externalizar nuestra producción, de repente nos vienen miedos sobre en quién podemos confiar, los pasos que tenemos que dar y a quién se lo tenemos que comunicar.

En este artículo queremos escribir unos puntos clave, puestos en común para sufrir lo menos posible dentro del proceso de externalización. Lo primero de todo, debemos definir el alcance del proyecto, esto dependerá fundamentalmente del objetivo que nos hemos planteado para nuestra empresa y es básico para que el proyecto sea un éxito. De esta manera, también al equipo le será más fácil focalizar correctamente los esfuerzos, así como los objetivos y beneficios del mismo.

Con el alcance del proyecto definido lo siguiente será, elaborar un plan de trabajo y plasmarlo por escrito. Definir acciones, plazos, incluso realizar un plan de contingencia claro por si no se cumplen los objetivos previstos, para así reducir futuros problemas.

Definir al equipo de trabajo que va a estar implicado y a su vez elegir a un líder que responda por ellos. Este equipo también puede contener personal ajeno a la empresa, con experiencia en gestión de este tipo de situaciones.

La externalización la debemos realizar por fases, recomendamos comenzar por la línea de negocio menos clave, y cuando ésta funcione casi al completo, podemos proseguir con el resto. También hay que preveer el servicio que le vamos a dar a nuestros clientes actuales en cada fase y tener alternativas en caso de que se den problemas con los proveedores externos o con las líneas de fabricación propia.

Otro aspecto que no podemos dejar pasar es el estudio de los costes que todo esto va a suponer. Y en cierto modo, si el proceso que se externaliza es estratégico para la empresa, hay que involucrarse también en los costes del proveedor, para que éste no se equivoque en sus cálculos y luego nos suba los precios.

Hablando de costes no nos podemos olvidarnos de los costes del traslado, si paramos un tiempo la producción, el tiempo que pasará hasta que mejore la productividad y los errores y problemas que nos podemos encontrar en el camino. No debemos dejar pasar lo que nos supondrá el coste del envío de todo el material, por eso hay que coordinar estos costes con la tesorería de la empresa.

Si lo que queremos es externalizar nuestra empresa, debemos negociar con nuestros proveedores acerca del alcance del contrato, los servicios prestados, el nivel de servicio exigido, la calidad deseada,…al mismo tiempo que negociamos también con nuestros trabajadores.

Hay que montar los sistemas de control necesarios para mantener el proyecto bajo revisión. Externalizar un proceso o servicio no significa dejar de controlarlo, de hecho, necesitamos todavía más control sobre él, ya que estará en la distancia. Para ello será indispensable que preparemos un sistema de comunicación diario, visitas programadas y no programadas a las instalaciones, informes mensuales...en definitiva establecer una comunicación bidireccional fluida.